1. Das Analysengespräch

Die beste Investition ist die gute Analyse vor dem Start. Hier werden alle Rahmenbedingungen geklärt und die Aufgaben verteilt: Welches EDV-Umfeld finden wir vor, wie groß ist die Anzahl der Kontakte, der Benutzer und der mobilen Benutzer, wie soll der Datenaustausch erfolgen, wo gibt es heute schon Adressendateien, welche Felder und welche Masken brauchen Sie, welche Briefvorlagen, Faxformulare, Berichte und Auswertungen sollen erstellt werden. Wie ist der Zeitrahmen für die Einführung.

Dieses Gespräch nimmt in der Regel nicht mehr als 1 Tag in Anspruch. Am Ende kann aber der genaue Aufwands- und Zeitrahmen für die Einführung gemeinsam festgelegt werden.

2. Vorbereitende Arbeiten

Die im Analysengespräch getroffenen Festlegungen werden nun umgesetzt: Erstellung einer Datenstruktur, einer Eingabemaske, von Text- und Faxschablonen sowie von individuellen Auswertungen. Darüber hinaus werden die vorliegenden Daten analysiert und der Datenimport vorbereitet. Diese Arbeiten hängen sehr stark von den jeweiligen Anforderungen ab und nehmen in der Regel 1Tag bis 1 Woche in Anspruch.

3. Vorstellung der Ergebnisse und Verabschiedung

Vor der Installation setzt sich die Projektgruppe noch einmal zusammen, um die erarbeiteten Ergebnisse zu begutachten und zu verabschieden. Danach verbleibt noch ein Puffer, um noch die letzten Änderungen vorzunehmen.

der Aufwand für diesen Schritt beträgt in der Regel (inklusive Nacharbeiten) nicht mehr als1 Tag.

4. Installation der Software, Einrichtung der Benutzer und Arbeitsplätze

Nun wird es ernst: Die Software wird auf den einzelnen Arbeitsplätzen installiert und konfiguriert .Die vorgesehenen Benutzer werden in der Datenbank eingerichtet und die Rechte festgelegt.

Rechnen Sie mit ca. 1/2 Stunde Aufwand pro Arbeitsplatz

5. Import bestehender Daten

Da mit der Übernahme bestehender Daten bis zum letzten Moment gewartet wird, um die Tagesarbeit nicht unnötig lange zu unterbrechen, erfolgt der "echte" Import erst jetzt.

Je nach Datenformat und Datenmenge beträgt der Aufwand hierfür zwischen1 Stunde und einigen Tagen.

6. Einrichtung der Synchronisation

Der Datenaustausch per Synchronisation ist eine der herausragenden Eigenschaften von ACT!2000. Die Einrichtung muß allerdings sehr sorgsam und gründlich durchgeführt werden und ist recht zeitaufwendig.

Der Aufwand hängt von den verschiedensten Faktoren ab:
Anzahl der mobilen bzw. externen Benutzer, Anzahl der Kontakte, Art der Übertragung und schließlich noch Leistungsfähigkeit der eingesetzten PC`s.

7. Schulung der Anwender

Kein ACT!2000- Anwender sollte ohne Schulung starten. Eine Kompaktschulung von nur
1 Tag in einem Schulungsraum mit optimaler Lernumgebung schafft die Basis für einen schnellen effektiven Einsatz. Die vermeintlichen sparsamen Methoden "learning by doing" oder " Einer-erzählts-dem-Anderen-weiter" oder "Einweisung am Arbeitsplatz" haben sich schlichtweg als unökonomisch herausgestellt.

8. Ausbildung des Administrators

Beim Einsatz von ACT!2000 fallen immer wieder administrative Aufgaben an: Einrichtung von Benutzern, Überwachung von Synchronisation, Erstellung von Briefschablonen usw. Es ist daher sinnvoll, mindestens einen Anwender zum ACT!2000 - Administrator zu qualifizieren. Dies ist mit wenig Aufwand dadurch zu erreichen, daß die benannte Person schon vor der Einführung an einer Schulung teilnimmt und dann bei der Installation und Einrichtung in Zusammenarbeit mit dem ACT!2000 - Berater „on the job“ weitere Kenntnisse erwirbt.

9. Unterstützung während der Anlauf-Phase

Jede Systemeinführung muß begleitet werden: Anwender sind noch unsicher, Programme verhalten sich nicht wie erwartet, Unklarheit entsteht über die Benutzung bestimmter Felder und Funktionen.

Hier ist neben einer telefonischen Hotline Unterstützung auf 2 weiteren Ebenen sinnvoll:

Telesupport. Ein Techniker von uns kann sich mit einem DFÜ Programm direkt in den Rechner des Anwenders einwählen und dort helfend eingreifen
Walk-In-Service: Ein Mitarbeiter steht regelmäßig zur Beantwortung von Fragen und Hilfestellungen direkt am Arbeitsplatz zur Verfügung. Dies sollte mindestens einmal pro Monat erfolgen.

10. Kontinuierliche Weiterbetreuung

Ein EDV-System ist niemals „fertig“. Das Unternehmen expandiert, aus der Anwendung heraus ergeben sich neue Anforderungen, Anwender machen Verbesserungsvorschläge, die Integration in andere Systeme bietet verbesserte Informationen und mehr. Nach Ende der Anlaufphase sollte daher eine Bestandsaufnahme erfolgen, auf deren Grundlage die notwendigen Schritte festgelegt werden. Diese werden dann sorgsam umgesetzt.